助成金にも重要な勤怠管理。健全な運用は出来ている!?

本サイトでご紹介する助成金は「雇用保険料」をもとにしている、「働く人」に関する助成金がほとんどです。
そのため助成金の受給要件確認時には、多かれ少なかれ「労働関係法令が守られているかどうか」を見られます。

給与を正しく計算する、(10人以上の事業所の場合)就業規則を作成しオフィス内の見えるところに保管する、勤怠を正しく管理する・・・事業主として行わなければならないことは様々あります。

その中でも今回は、意外と知られていない「勤怠」についての話をしていきたいと思います。

労務管理に必要不可欠な勤怠

従業員の給与計算をしたり、有給付与、または消化日数のチェック、残業代の計算等を行うにあたって勤怠管理は必要不可欠。
また勤怠の結果(=勤務表)は労働基準法の定めにより3年間の保存義務があります。
法令に則って正しく勤怠の管理を行うようにしましょう。
※勤務表はweb勤怠でも紙勤怠でもどちらも有効ですが、業務の効率化を考えるとweb勤怠の利用をお勧めいたします。
日々の勤怠は、メンタル不調の兆しをキャッチするのにも有効です。

さまざまな勤怠管理方法

上述いたしましたが勤怠管理にはさまざまな方法があります。いくつかご紹介をしていきますので参考にしてください。

紙での管理 月ごとに紙に記載した勤怠を取りまとめ管理する方法です。
配布・回収・給与計算用のデータ加工に手間取りますが、一般的にかかる勤怠管理への金銭的コストがほぼありませんので、従業員数が10名未満程度の事業所であればおすすめです。
ただし従業員各人からの自己申告の勤務時間ですので、信頼性には欠けるかもしれません。

タイムカードでの管理 昔ながらの勤怠管理方法です。タイムカードの読み取り機を職場の入り口等に設置し、出退勤するごとにカードを読み取らせます。
レコーダータイプや、最近ですとカードリーダータイプがあります。
レコーダータイプはAmazon等で簡単に購入できますので、事業を始めたばかりの方でも用意しやすいところがメリットです。

webでの管理 金銭的コストはかかりますが圧倒的に工数が短縮される、人的コストのかからない勤怠管理方法です。
労務のIT化に伴い、ここ10年ぐらいの間にweb勤怠を展開する業者が爆発的に増加しました。
大企業であればもちろんweb勤怠の利用をおすすめしますが、零細~中小企業であっても会社に合った仕組みの勤怠ツールがありますので、効率化を求める場合は導入を検討してみてください。
ほとんどのツールで、webで各人が入力した内容がcsv出力されますので、給与計算システムへの連動も簡単です。

知っていますか?36協定

最近は違法残業についてのニュースが後を絶ちませんね。そもそも労働基準法では、残業すること自体を基本的には禁止しています。
従業員と事業主との間で協定が結ばれた場合に限り、上限(1か月の場合時間外労働時間が45時間まで可能等)を設けたうえで月々の残業は許可されるのです。
「労働基準法第36条に基づき、労働者(従業員)と使用者(事業主)で結んだ協定」として、世の中では「36(サブロク)協定」と呼称しています。

1日8時間を超えて働く場合がある従業員がいるならば、必ず36協定を締結するようにしてください。

きちんと有休を付与する必要があります

「うちの会社は有休ないからね」

↑これは違法です。有給休暇は従業員の権利であり、労働基準法では以下のように定めがあります。

第39条
使用者は、その雇入れの日から起算して六箇月間継続勤務し全労働日の八割以上出勤した労働者に対して、継続し、又は分割した十労働日の有給休暇を与えなければならない。

つまり入社日から半年経過した労働者には(欠勤や休職で来れない日が2割以上あった場合を除き)必ず10日間の有休を付与しなければなりません。
労働基準法は最低限の規律を定めたものでありますので、これよりも従業員にとって有利な有休付与を行う場合はこの定めのとおりでなくとも問題ありません。
(入社日から3ヶ月経過したあとに10日間の有休を付与する、入社日から半年経過した以降に15日の有休を付与する等)

また有休は継続的に付与される必要があります。
それぞれの働き方によって付与日数は異なりますが、以下の表に則って、順次有休を付与していってください。
※有休の有効期限は2年間です。付与時から2年が経って消化しきれない部分については消滅させても問題ありません。

今回は意外と知られていない勤怠についてまとめてみました。
正しい勤怠管理をし、従業員の働きやすい環境を整え、健全な経営をしていきましょう。